Na era digital, recolher, informatizar e analisar dados de clientes está no centro das ações de marketing. E envolvem, também, gestão de negócios e estudos de tendências do setor, entre outras iniciativas essenciais para manter a empresa em alta e com crescimento contínuo.
A grande quantidade de informações registadas exige uma política rígida de segurança de dados, a fim de proteger a privacidade dos clientes e cumprir o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
O Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, que é o novo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia (UE), estabelece as regras relativas ao tratamento, por pessoa, empresa ou organização, de dados pessoais relativos a pessoas na UE.
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Para além do reforço da proteção jurídica dos direitos dos titulares dos dados, o RGPD define novas regras e procedimentos do ponto de vista tecnológico. O RGPD é aplicável, obrigatoriamente, desde o dia 25 de maio de 2018.
Top secret
O regulamento criou uma fiscalização mais rigorosa sobre o tratamento de dados pessoais por parte das empresas. Neste sentido, os stands que ainda não aplicaram medidas para se adaptarem aos princípios de responsabilidade com as informações pessoais dos seus clientes, devem saber como adequar a sua proteção de dados a esta realidade.
A segurança de dados no stand consiste em não divulgar qualquer informação pessoal registada pela empresa, seja de clientes, colaboradores ou fornecedores. Neste âmbito, incluem-se: informações de contacto de potenciais clientes fornecidas pelos que já são; dados da equipa prestadora de serviços;dados de pessoa física obtidos em relações comerciais; contratos, dados bancários, informações de condutores e notas fiscais, entre outros.
Uma boa análise de mercado, organização do fluxo de caixa, captação de novos clientes, ações de marketing, consulta de veículos e operações de transação em geral exigem registo, histórico, documentação e formulários para serem efetivas.
Dados esses que precisam de servir apenas para os devidos fins a que se destinam, para não expor a segurança nem comprometer a privacidade do cliente. Contudo, nem sempre os critérios de segurança da informação estão relacionados com ações estratégicas da empresa, uma vez que o RGPD foi atualizado principalmente para evitar fraudes e crimes cibernéticos.
Regras de ouro do RGPD
Além de se estabelecerem critérios rigorosos entre as equipas que trabalham com tratamento de dados, importa a empresa adotar algumas ações e inseri-las na sua cultura de modo a garantir o cumprimento do RGPD, visando a segurança de dados.
A primeira, é aplicar sempre termos de consentimento. No momento da recolha de informações de clientes, é indispensável explicar como serão os dados utilizados e obter autorização de uso por parte de quem está a fornecê-los. Esta é uma forma de a empresa precaver-se em relação às suas atividades internas.
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Depois, impõe-se a definição de critérios na segurança da informação. Convém criar padrões de senhas de alta segurança para toda a equipa, considerando as recomendações de utilização de números, letras maiúsculas, letras minúsculas e caracteres especiais, diminuindo, assim, as possibilidades de invasões criminosas.
A utilização de antivírus também é essencial. Fornecer proteção antivírus para todos os colaboradores evita fugas de dados dos clientes, assim como da própria empresa, protegendo perfis nas plataformas digitais e dados bancários, entre outros.
Já a ativação da autenticação em dois fatores, é outra das regras de ouro. Mesmo que a senha fique comprometida, apenas o responsável pela conta poderá dar acesso a determinada plataforma.
Determinante é ainda a criação de uma política de ética, conduta e anticorrupção dentro da empresa. Documento que não apenas consciencializa os colaboradores sobre as boas práticas, como oferece, também, transparência sobre os valores do stand no que diz respeito aos princípios do RGPD.
Um cliente lesado após fornecer informações pessoais que foram utilizadas sem o seu consentimento pode ser indemnizado, como prevê o RGPD. Por outro lado, uma empresa sem medidas de proteção de dados pode sofrer prejuízos de outras ordens, como extravio de dinheiro por ações criminosas, perda do acesso a contas corporativas e partilha indevida da sua base de clientes.
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