A gestão financeira de um stand de automóveis é um dos grandes desafios para a longevidade do negócio num setor que apresenta uma elevada taxa anual de falência.
Falhas na administração do fluxo de caixa são comuns e conduzem à perda de controlo sobre a receita, além de invisibilizar oportunidades de investimento em melhorias que farão a organização crescer.
Um fluxo de caixa para os stands de automóveis tem de ser criterioso e constante, uma vez que fornece os dados necessários para avaliar se as estratégias aplicadas estão realmente a resultar.
Não adianta atingir metas de vendas se o fluxo de caixa estiver sempre negativo. O empresário deve ter em conta que o aumento das vendas nem sempre é sinónimo de saúde financeira, uma vez que é possível vender muito e ter uma margem de lucro baixa. Assim como existem cenários em que as vendas são baixas, mas o lucro é elevado.
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é a atividade que monitoriza as entradas e saídas de dinheiro da empresa, informatizando todos os gastos relacionados, bem como os valores recebidos resultantes da venda de veículos ou serviços.
Se o montante em dinheiro que entra for maior do que o valor em dinheiro que sai, o fluxo de caixa está positivo e essa diferença condiz com a margem de lucro em determinado período.
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Ao invés, se os gastos forem superiores aos ganhos, tal significa que o fluxo de caixa está negativo e que o negócio não está a ser eficiente para gerar lucro.
A saúde financeira dos stands de automóveis depende da criação de uma cultura de fluxo de caixa simples, que registe os dados de determinado período e forneça informações sobre o desempenho das estratégias, com base no objetivo principal de qualquer empresa: a rentabilidade.
O melhor caminho para ter um fluxo de caixa no caso dos stands de automóveis é fazer, numa base diária, a contabilidade, uma vez que os valores que envolvem a compra e venda de veículos são elevados e não se pode correr o risco de perder as contas.
Além disso, realizar a atividade diariamente garante que se mantém a homogeneidade do registo e da análise desses números. De seguida, damos-lhe as diretrizes para criar um fluxo de caixa no setor automóvel.
Bê-á-bá do fluxo de caixa
Se não compensar fazer um fluxo de caixa diário, é importante que defina um período específico (uma vez por semana ou a cada 15 dias, por exemplo). Com isso, os dados registados têm correspondência entre si e é possível realizar análises periódicas sobre as perdas e os ganhos da empresa. Esta é a primeira diretriz.
Agora, a segunda: não gaste mais do que aquilo que recebe. O acompanhamento do fluxo de caixa permite perceber quanto entra, quanto sai e qual o valor que se tem disponível para repor o stock ou investir em novas estratégias.
Nesse sentido, é essencial que os investimentos saiam sempre da margem de lucro. Não faz sentido retirar dinheiro de um fluxo de caixa que se encontra negativo, uma vez que tal só aumentará o problema.
Mais: deve considerar nos planeamentos apenas o dinheiro que já está disponível. Fazer contas com quantias que ainda não chegaram é correr um risco desnecessário.
Terceira diretriz: organize as informações de forma visual e por categorias. Para fazer o fluxo de caixa, é importante registar para onde foi cada um dos gastos, organizando as saídas por categorias de despesas fixas e pontuais.
Eis alguns exemplos: gastos com colaboradores (por cada um e total); gastos com infraestrutura (água, luz, Internet, telefone, aluguer, melhorias); gastos com fornecedores (detalhe de fornecedores e produtos); gastos extras (ocorrências e emergência, sempre registando datas e motivos).
Para o registo das entradas, efetua-se o mesmo procedimento: quais os produtos ou serviços que saíram, qual o valor de entrada de cada um, quais colaboradores efetuaram as vendas, qual o montante de vendas de cada um.
Diretriz número quatro: analise os dados mensalmente. Ao realizar adequadamente os registos do fluxo de caixa, dispõe dos dados necessários para avaliar o desempenho financeiro da sua empresa.
Perante a análise dos dados financeiros da companhia, é possível criar estratégias para implementar melhorias, diminuindo gastos e aumentando lucros.
Perceber qual o vendedor que gera mais negócio, por exemplo, permite organizar uma ação de formação com a equipa para melhorar o desempenho dos outros elementos que possam estar menos bem.
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Assim como permite compreender se o resultado das promoções está, de facto, a funcionar. O fluxo de caixa fornece dados não apenas da saúde financeira do negócio, como, também, das possibilidades de correção de erros e implementação de ações que acelerem o crescimento do stand.
Quinta (e última) diretriz: a tecnologia é amiga. Esqueça os registos em suporte de papel. É essencial guardar vários documentos impressos, mas o fluxo de caixa precisa de ser feito através de ferramentas digitais.
Uma simples folha de Excel já dá conta do recado, sendo possível não apenas organizar os dados corretamente, como, também, fazer somas e elaborar gráficos para comparações periódicas, entre outros recursos que o programa inclui.
Para tal, é preciso algum conhecimento sobre o uso dessa ferramenta. Mas existem outras plataformas que permitem fazer registos ainda mais sofisticados e automatizados, facilitando o dia a dia do negócio.
Ter esses registos durante um longo período de tempo, ajuda à gestão interna e dá informações sobre o crescimento do stand a partir de estratégias que podem ser usadas no momento de negociar com fornecedores ou de solicitar crédito.
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