Colocar por escrito o planeamento operacional de uma empresa, atue ela em que segmento atuar, é uma estratégia eficiente para alcançar metas de produtividade e monitorizar o desempenho das ações desenvolvidas pelas equipas internas.
O empreendedor deve ter essa medida como uma das prioridades da sua gestão, planeando as operações integradas no plano de negócios. No setor automóvel, o planeamento operacional tem algumas especificidades.
Quais? Divisão entre as equipas e a função específica de cada colaborador; alinhamento de ações para cada público consumidor, de acordo com os modelos e marcas de automóveis apreciados e os serviços mais procurados pelos diferentes perfis; atividades que devem ser praticadas para alcançar metas de crescimento do negócio; recursos financeiros e humanos necessários para executar estratégias; infraestrutura do espaço para facilitar as operações.
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É frequente os empresários considerarem o plano operacional dispensável, uma vez que dão atenção apenas ao estratégico. No entanto, as duas ações andam de mãos dadas: as projeções de longo prazo efetuadas só podem ser conquistadas a partir da monitorização das operações viáveis para alcançá-las.
Mas, antes de mais, o que é o planeamento operacional? Faz parte da estratégia de vendas do plano de negócios, uma vez que vai definir quais as tarefas a executar por cada uma das equipas tendo em vista as metas definidas.
Este documento, também conhecido como plano de trabalho, define a rotina (diária, semanal, mensal) dos colaboradores, ilustrando cada uma das ações necessárias ao longo do expediente e determinando a interdependência entre as tarefas do fluxograma.
Essa estruturação do quotidiano da empresa é parte crucial das funções do gestor, que deve direcionar as operações dos colaboradores e a integração entre as equipas. Um plano de trabalho oferece a visão transparente de tudo o que precisa de ser feito para alcançar as metas traçadas, para que os colaboradores saibam exatamente o que devem fazer.
Tal organização proporciona um ambiente saudável, um serviço especializado e um cronograma de trabalho diário, além de fornecer condições para a monitorização de cada uma das equipas e a identificação de problemas internos.
Planeamento operacional single-use
O planeamento operacional single-use é utilizado para metas a curto prazo e com objetivos bem específicos, que, uma vez alcançados, configura o encerramento daquele objetivo. Por outras palavras, é um plano para ser aplicado uma única vez.
Por exemplo, se fechar parceria com uma casa de pneus fiável para oferecer aos clientes o serviço de manutenção automóvel. Tal ação pretende criar uma relação de fidelidade com o comprador, que vai passar a frequentar mais vezes o seu stand e passar a palavra a quem conhece, ampliando o leque de atuação e receção da sua empresa.
Essa é uma meta descrita no plano estratégico, que vai necessitar de um planeamento operacional single-use para estruturar as execuções e cumprir o objetivo. Perante isso, o gestor definirá a equipa que vai montar a proposta de parceria e os prazos para o seu desenvolvimento; a elaboração das projeções financeiras para precificação do serviço; o cronograma de reuniões internas e com o parceiro; a estratégia de comunicação necessária para implementar o serviço dentro da empresa; o pessoal e a infraestrutura que vai possibilitar essa implementação.
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Operacionalizar cada uma dessas ações vai permitir o sucesso da negociação de parceria. Uma vez alcançada a meta, o plano operacional já cumpriu a sua função e deixará de estar incluído no plano de negócios.
Planeamento operacional ongoing
E quanto ao planeamento operacional ongoing? Está relacionado com metas a longo prazo, cujas atividades precisam de ser atualizadas consoante vão sendo cumpridas as execuções.
Para utilizar o mesmo exemplo de planeamento operacional anterior, supomos que a parceria com a casa de pneus tenha sido concretizada e que já tenha o fornecedor certo para oferecer esse serviço de manutenção do automóvel.
Com isso, o empreendedor precisará de definir operações de longo prazo que mantenham o projeto em funcionamento, por intermédio de um planeamento operacional ongoing.
Este tipo de planeamento irá definir como e quem vai executar a comunicação do novo serviço ao cliente, qual o espaço do stand que vai receber e aplicar o serviço, quais as ferramentas necessárias para a realização do serviço e quem irá orçamentar e realizar a compra, qual o período de atendimento e como será realizado o transporte dos pneus.
Mais: se é possível incluir o serviço de “leva e traz” para a comodidade do cliente, se é preciso ampliar o stock para armazenamento da nova mercadoria, a necessidade de disponibilizar uma sala de espera para o cliente que quer acompanhar a mudança de pneus e a monitorização do fluxo de compra e venda para analisar a rentabilidade real da ação recém-adotada.
O fluxo de trabalho e a gestão financeira da oferta precisam de ser estruturados em tarefas executáveis que serão avaliadas a cada mês e a cada trimestre, para melhorar sempre a prestação do serviço e garantir a satisfação da meta de fidelizar o cliente.
Nesse sentido, os insights relacionados com a necessidade de novas contratações ou reestruturação das equipas, entre outras ações necessárias para que a parceria seja viável, tornam-se evidentes para o gestor.
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